Sekretarz
Funkcję Sekretarza sprawuje: Dorota Marek
Telefon: 75 61 99 798
E-mail: dorota@swieradowzdroj.pl
Lokalizacja: pokój 16H, I piętro
Sekretarz zapewnia sprawną obsługę działań Burmistrza Miasta, sprawne funkcjonowanie Urzędu oraz nadzoruje tok pracy biurowej w Urzędzie, przebieg obsługi interesantów, terminowość przygotowania materiałów, sprawozdań i informacji niezbędnych do wykonywania zadań Burmistrza.
I. Sekretarz Gminy zapewnia sprawne funkcjonowanie Urzędu Miasta, w szczególności poprzez organizowanie i koordynowanie pracy komórek organizacyjnych Urzędu oraz zapewnienie właściwego przepływu informacji pomiędzy nimi.
II. Sekretarz wykonuje zadania i kompetencje w granicach imiennych pełnomocnictw i upoważnień udzielonych przez Burmistrza Miasta.
III. W czasie nieobecności Burmistrza Miasta i Zastępcy Burmistrza Sekretarz kieruje pracą Urzędu w zakresie wynikającym z udzielonych upoważnień, z wyłączeniem spraw zastrzeżonych przepisami prawa do wyłącznej kompetencji Burmistrza.
I. Sekretarz Gminy zapewnia sprawne funkcjonowanie Urzędu Miasta, w szczególności poprzez organizowanie i koordynowanie pracy komórek organizacyjnych Urzędu oraz zapewnienie właściwego przepływu informacji pomiędzy nimi.
II. Sekretarz wykonuje zadania i kompetencje w granicach imiennych pełnomocnictw i upoważnień udzielonych przez Burmistrza Miasta.
III. W czasie nieobecności Burmistrza Miasta i Zastępcy Burmistrza Sekretarz kieruje pracą Urzędu w zakresie wynikającym z udzielonych upoważnień, z wyłączeniem spraw zastrzeżonych przepisami prawa do wyłącznej kompetencji Burmistrza.
Do zadań Sekretarza Gminy należy w szczególności:
1. Organizacja i koordynacja pracy Urzędu.
1) organizowanie i planowanie pracy Urzędu oraz koordynowanie działań podejmowanych przez poszczególne referaty i inne komórki organizacyjne;
2) nadzorowanie realizacji zadań Urzędu, ze szczególnym uwzględnieniem sprawnej, rzetelnej i terminowej obsługi mieszkańców;
3) zapewnienie właściwego przepływu informacji pomiędzy komórkami organizacyjnymi Urzędu;
4) rozstrzyganie sporów kompetencyjnych pomiędzy referatami, komórkami organizacyjnymi i pracownikami Urzędu;
5) inicjowanie, koordynowanie i monitorowanie działań usprawniających funkcjonowanie Urzędu oraz podnoszących jakość obsługi mieszkańców;
6) wdrażanie nowoczesnych metod organizacji pracy i zarządzania Urzędem;
7) nadzorowanie współpracy pomiędzy Urzędem a jednostkami organizacyjnymi Gminy;
8) nadzorowanie przygotowania i zapewnienia organizacyjnej obsługi spotkań oraz pracy Burmistrza Miasta;
9) nadzorowanie pracy jednostek gminnych podległych Sekretarzowi;
10) nadzorowanie racjonalnego gospodarowania środkami rzeczowymi Urzędu.
2. Organizacja wewnętrzna i akty wewnętrzne Urzędu.
1) opracowywanie projektów struktury organizacyjnej Urzędu oraz przedstawianie propozycji dotyczących tworzenia, łączenia, przekształcania, reorganizacji i likwidacji komórek organizacyjnych;
2) opracowywanie propozycji dotyczących struktury organizacyjnej gminnych jednostek organizacyjnych, w tym ich tworzenia, łączenia, przekształcania, reorganizacji i likwidacji;
3) opracowywanie projektów regulaminów i innych aktów wewnętrznych związanych z funkcjonowaniem Urzędu, w szczególności regulaminu organizacyjnego, regulaminu pracy, Statutu Gminy oraz ich zmian,;
4) nadzorowanie wdrażania, przestrzegania i aktualizowania regulaminów, zarządzeń, procedur wewnętrznych oraz poleceń służbowych.
3. Nadzór prawny i organizacyjno-prawny.
1) podejmowanie działań służących zapewnieniu zgodności funkcjonowania Urzędu oraz wydawanych rozstrzygnięć z obowiązującymi przepisami prawa;
2) sprawowanie kontroli organizacyjno-prawnej w Urzędzie;
3) koordynowanie obsługi prawnej Urzędu;
4) nadzorowanie przygotowywania projektów uchwał Rady Miasta oraz monitorowanie ich realizacji;
5) nadzorowanie terminowości i zgodności z prawem prowadzonych postępowań administracyjnych;
6) nadzorowanie przestrzegania przepisów prawa, regulaminów, zarządzeń oraz poleceń służbowych przez pracowników Urzędu.
4. Kontrola zarządcza oraz kontrola wewnętrzna i zewnętrzna.
1) koordynowanie funkcjonowania kontroli zarządczej w Urzędzie;
2) nadzorowanie systemu kontroli wewnętrznej oraz współpracy Urzędu z organami i podmiotami przeprowadzającymi kontrole zewnętrzne;
3) ustalanie i monitorowanie realizacji procedur kontroli wewnętrznej Urzędu;
4) nadzorowanie realizacji wniosków, zaleceń i wystąpień wynikających z kontroli wewnętrznych i zewnętrznych;
5) monitorowanie działań naprawczych podejmowanych w związku z wynikami kontroli;
6) współpraca z audytorem.
5. Obsługa mieszkańców, skargi, wnioski i informacja publiczna.
1) nadzorowanie przestrzegania zasady rzetelnego, bezstronnego i terminowego załatwiania spraw mieszkańców;
2) nadzorowanie prawidłowego przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg oraz wniosków;
3) nadzorowanie terminowego i rzetelnego rozpatrywania wniosków o udostępnienie informacji publicznej, zgodnie z ustawą z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej;
4) zapewnienie skutecznego sposobu publikowania aktów prawa miejscowego, obwieszczeń urzędowych oraz innych informacji o charakterze publicznym;
5) nadzorowanie publikacji aktów prawa miejscowego, obwieszczeń i informacji urzędowych w wymaganych prawem formach.
6. Obieg dokumentów, archiwum i ochrona informacji.
1) nadzorowanie prawidłowego obiegu dokumentów w Urzędzie;
2) nadzorowanie przestrzegania instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego;
3) nadzorowanie działalności archiwalnej prowadzonej w Urzędzie;
4) nadzorowanie przestrzegania zasad ochrony danych osobowych oraz ochrony informacji prawnie chronionych.
1. Organizacja i koordynacja pracy Urzędu.
1) organizowanie i planowanie pracy Urzędu oraz koordynowanie działań podejmowanych przez poszczególne referaty i inne komórki organizacyjne;
2) nadzorowanie realizacji zadań Urzędu, ze szczególnym uwzględnieniem sprawnej, rzetelnej i terminowej obsługi mieszkańców;
3) zapewnienie właściwego przepływu informacji pomiędzy komórkami organizacyjnymi Urzędu;
4) rozstrzyganie sporów kompetencyjnych pomiędzy referatami, komórkami organizacyjnymi i pracownikami Urzędu;
5) inicjowanie, koordynowanie i monitorowanie działań usprawniających funkcjonowanie Urzędu oraz podnoszących jakość obsługi mieszkańców;
6) wdrażanie nowoczesnych metod organizacji pracy i zarządzania Urzędem;
7) nadzorowanie współpracy pomiędzy Urzędem a jednostkami organizacyjnymi Gminy;
8) nadzorowanie przygotowania i zapewnienia organizacyjnej obsługi spotkań oraz pracy Burmistrza Miasta;
9) nadzorowanie pracy jednostek gminnych podległych Sekretarzowi;
10) nadzorowanie racjonalnego gospodarowania środkami rzeczowymi Urzędu.
2. Organizacja wewnętrzna i akty wewnętrzne Urzędu.
1) opracowywanie projektów struktury organizacyjnej Urzędu oraz przedstawianie propozycji dotyczących tworzenia, łączenia, przekształcania, reorganizacji i likwidacji komórek organizacyjnych;
2) opracowywanie propozycji dotyczących struktury organizacyjnej gminnych jednostek organizacyjnych, w tym ich tworzenia, łączenia, przekształcania, reorganizacji i likwidacji;
3) opracowywanie projektów regulaminów i innych aktów wewnętrznych związanych z funkcjonowaniem Urzędu, w szczególności regulaminu organizacyjnego, regulaminu pracy, Statutu Gminy oraz ich zmian,;
4) nadzorowanie wdrażania, przestrzegania i aktualizowania regulaminów, zarządzeń, procedur wewnętrznych oraz poleceń służbowych.
3. Nadzór prawny i organizacyjno-prawny.
1) podejmowanie działań służących zapewnieniu zgodności funkcjonowania Urzędu oraz wydawanych rozstrzygnięć z obowiązującymi przepisami prawa;
2) sprawowanie kontroli organizacyjno-prawnej w Urzędzie;
3) koordynowanie obsługi prawnej Urzędu;
4) nadzorowanie przygotowywania projektów uchwał Rady Miasta oraz monitorowanie ich realizacji;
5) nadzorowanie terminowości i zgodności z prawem prowadzonych postępowań administracyjnych;
6) nadzorowanie przestrzegania przepisów prawa, regulaminów, zarządzeń oraz poleceń służbowych przez pracowników Urzędu.
4. Kontrola zarządcza oraz kontrola wewnętrzna i zewnętrzna.
1) koordynowanie funkcjonowania kontroli zarządczej w Urzędzie;
2) nadzorowanie systemu kontroli wewnętrznej oraz współpracy Urzędu z organami i podmiotami przeprowadzającymi kontrole zewnętrzne;
3) ustalanie i monitorowanie realizacji procedur kontroli wewnętrznej Urzędu;
4) nadzorowanie realizacji wniosków, zaleceń i wystąpień wynikających z kontroli wewnętrznych i zewnętrznych;
5) monitorowanie działań naprawczych podejmowanych w związku z wynikami kontroli;
6) współpraca z audytorem.
5. Obsługa mieszkańców, skargi, wnioski i informacja publiczna.
1) nadzorowanie przestrzegania zasady rzetelnego, bezstronnego i terminowego załatwiania spraw mieszkańców;
2) nadzorowanie prawidłowego przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg oraz wniosków;
3) nadzorowanie terminowego i rzetelnego rozpatrywania wniosków o udostępnienie informacji publicznej, zgodnie z ustawą z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej;
4) zapewnienie skutecznego sposobu publikowania aktów prawa miejscowego, obwieszczeń urzędowych oraz innych informacji o charakterze publicznym;
5) nadzorowanie publikacji aktów prawa miejscowego, obwieszczeń i informacji urzędowych w wymaganych prawem formach.
6. Obieg dokumentów, archiwum i ochrona informacji.
1) nadzorowanie prawidłowego obiegu dokumentów w Urzędzie;
2) nadzorowanie przestrzegania instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego;
3) nadzorowanie działalności archiwalnej prowadzonej w Urzędzie;
4) nadzorowanie przestrzegania zasad ochrony danych osobowych oraz ochrony informacji prawnie chronionych.
7. Zarządzanie zasobami ludzkimi i organizacja pracy.
1) prowadzenie i koordynowanie polityki zarządzania zasobami ludzkimi w Urzędzie;
2) nadzorowanie naboru na wolne stanowiska urzędnicze i kierownicze stanowiska urzędnicze;
3) podejmowanie działań służących właściwemu wykorzystaniu kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia pracowników;
4) dbanie o podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracowników oraz rozwój kompetencji zespołu;
5) nadzorowanie przestrzegania przepisów prawa pracy, dyscypliny pracy oraz zasad etyki zawodowej;
6) koordynowanie realizacji polityki antymobbingowej w Urzędzie;
7) podejmowanie działań służących zapewnieniu bezpiecznych i higienicznych warunków pracy.
8. Dostępność osobom ze szczególnymi potrzebami.
1) koordynowanie realizacji zadań związanych z zapewnianiem dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami;
2) monitorowanie dostosowywania działalności Urzędu do wymagań dotyczących dostępności architektonicznej, cyfrowej oraz informacyjno-komunikacyjnej.
9. Wybory i referenda.
Nadzorowanie i koordynowanie organizacyjnego przygotowania oraz prawidłowego przebiegu:
1) wyborów organów jednostek samorządu terytorialnego;
2) wyborów do Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej i Senatu Rzeczypospolitej Polskiej;
3) wyborów Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej;
4) wyborów do Parlamentu Europejskiego;
5) referendów ogólnokrajowych i lokalnych.
10. Pełnienie funkcji rzecznika prasowego Urzędu Miasta, w tym w szczególności.
1) prowadzenie bieżącej polityki informacyjnej Urzędu;
2) przekazywanie mediom informacji dotyczących działalności Burmistrza Miasta i Urzędu;
3) przygotowywanie komunikatów prasowych, stanowisk, sprostowań oraz odpowiedzi na pytania przedstawicieli mediów;
4) koordynowanie kontaktów Burmistrza Miasta, kierownictwa i pracowników Urzędu z mediami;
5) monitorowanie informacji publikowanych w mediach, dotyczących Gminy i działalności Urzędu;
6) dbanie o spójność, rzetelność i terminowość przekazywanych informacji;
7) współpraca z komórkami organizacyjnymi Urzędu i jednostkami organizacyjnymi Gminy w zakresie pozyskiwania i przekazywania informacji publicznych i prasowych.
11.Współpraca z Radą Miasta Świeradów-Zdrój oraz jej komisjami.
1) koordynowanie współpracy komórek organizacyjnych Urzędu z Radą Miasta i jej komisjami;
2) zapewnianie sprawnego przepływu informacji pomiędzy Urzędem a Radą Miasta i jej komisjami;
3) współdziałanie przy przygotowywaniu materiałów, informacji i wyjaśnień na potrzeby Rady Miasta oraz jej komisji;
4) koordynowanie przygotowywania projektów uchwał oraz innych materiałów kierowanych pod obrady Rady Miasta;
5) współpraca z Przewodniczącym Rady Miasta w sprawach organizacyjnych związanych z funkcjonowaniem Rady i jej komisji.
12. Pozostałe zadania.
1) przyjmowanie ustnych oświadczeń ostatniej woli spadkodawcy, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa;
2) wydawanie wszelkich wymaganych zaświadczeń i poświadczeń urzędowych;
3) nadzorowanie współpracy z miastami partnerskimi, stowarzyszeniami w których Gmina jest członkiem;
4) prowadzenie spraw Gminy powierzonych przez Burmistrza Miasta;
5) wykonywanie innych zadań wynikających z przepisów prawa, udzielonych pełnomocnictw i upoważnień oraz poleceń Burmistrza Miasta.
| Odpowiedzialny za treść: | Diana Timoftiewicz-Żak |
|---|---|
| Data wytworzenia: | 28.02.2007 |
| Opublikował w BIP: | Dorota Marek |
| Data opublikowania: | 28.02.2007 23:36 |
| Ostatnio zaktualizował: | Dorota Marek |
| Data ostatniej aktualizacji: | 19.08.2026 20:42 |
| Liczba wyświetleń: | 2384 |
Przepraszamy, funkcjonalność tymczasowo niedostępna.